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VOCABULAIRE |
| Terme | Définition |
| Administrateur | Un Administrateur est un internaute qui gère un ou plusieurs HOTELS. |
| Visiteur | Un Visiteur est un internaute qui effectue des demandes de réservation sur les chambres présentées sur Resae.com. |
| Compte | Un Compte est un espace personnel et sécurisé (identifiant/mot de passe) pour un Administrateur ou un Visiteur. IL permet à l'Administrateur des gérer ses HOTELS et au Visiteur de gérer ses demandes de Réservation. |
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1. PRESENTATION |
| 1.1. Objectif du service |
L'objectif du service Resae.com est de proposer aux professionnnels de l'hôtellerie un système de gestion de réservations en ligne externalisé, disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an. |
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| 1.2. Les étapes de l'utilisation du service |
Pour pouvoir créer un HOTEL, l'internaute doit disposer d'un Compte Administrateur. La première étape consiste donc à créer un Compte Administrateur. Une fois connecté dans son espace personnel, l'Administrateur peut créer son HOTEL. Cet HOTEL n'est cependant visible sur Resae.com qu'après avoir défini au moins une CHAMBRE. Pour qu'un Visiteur puisse effectuer une demande de réservation, l'Administrateur doit définir des disponibilités pour la(les) CHAMBRE(S). L'Administrateur peut également télécharger des photos sur Resae.com pour compléter la présentation de son HOTEL et de ses CHAMBRES. Ces différentes actions sont détaillées dans la suite de l'aide en ligne. |
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2. CREATION D'UN COMPTE ADMINISTRATEUR |
| 2.1. Objectif |
La création d'un Compte Administrateur permet à l'internaute de créer et administrer un ou plusieurs HOTELS. |
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| 2.2. Accès |
La page de création du Compte Administrateur est accessible via la page de connexion en cliquant sur - Réservation HOTEL - sur la page d'accueil, puis sur - Gérer mon Hôtel -, puis sur - Créez un compte -. |
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| 2.3. Données |
| Zone de saisie | Explication |
| Adresse mail | L'identification de votre espace personnel est basée sur votre adresse de courrier électronique (mail). Vous devez donc renseigner cette information. Pour éviter les fautes de frappes, cette information doit être saisie 2 fois. Une comparaison des 2 saisies est ensuite effectuée par le système afin d'assurer la cohérence des données. Remarque: une vérification ponctuelle (envoi de mail à l'adresse définie par l'internaute avec demande de réponse) pourra être effectuée ceci afin d'éviter les créations de Compte sans objet. |
| Mot de passe | Le système vous demande ensuite de saisir un mot de passe pour sécuriser votre compte. Conservez le précieusement car sans ce mot de passe, vous ne pourrez plus accèder à votre espace personnel. Si toutefois vous perdiez votre mot de passe, Resae.com vous propose de vous le renvoyer à l'adresse mail que vous avez définie dans votre Compte. La page de récupération du mot de passe est accessible via la page de connexion en cliquant sur - HOTEL - sur la page d'accueil, puis sur - Gérer mon Hôtel -, puis sur - Recevoir mon mot de passe par mail -. |
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3. CREATION D'UN HOTEL |
| 3.1. Objectif |
Cette opération consiste à saisir la description, les caractéristiques et les coordonnées de l'HOTEL. Elle n'est cependant pas suffisante pour que l'HOTEL soit visible sur le Service Resae.com puisqu'il faut la compléter avec la saisie d'au moins une CHAMBRE. |
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| 3.2. Accès |
Cette fonctionnalité est accessible dans l'espace personnel de l'Administrateur en cliquant sur - Nouvel Hôtel - dans le menu - Hôtels -. |
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| 3.3. Données |
| Zone de saisie | Explication |
| Nom | Le nom est obligatoire et permet d'identifier facilement l'HOTEL. |
| Actif | Cette petite case à cocher discrète est très importante car elle permet à l'Administrateur de désactiver l'HOTEL du service Resae. En décochant cette case, l'HOTEL est invisible sur Resae pour les internautes mais reste administrable par l'Administrateur. |
| Situation géographique | Cette donnée est optionnelle et peut permettre aux internautes de trouver plus facilement votre Hôtel. |
| Caractéristiques | La saisie des caractéristiques se compose de 3 zones. La première permet de définir une quantité (optionnelle), la seconde permet de définir la caractéristique et la troisième permet de saisir un commentaire pour détailler si besoin la caractéristique. |
| Mail | Si vous souhaitez que les demandes de réservation soient envoyées sur un mail différent de celui défini dans le compte Administrateur, vous pouvez saisir dans cette zone un mail spécifique pour cet Hôtel. Aucune adresse mail n'est visible sur Resae.com, les internautes qui souhaitent prendre contact par mail avec les Hôtels présentés peuvent le faire via un écran spécifique en cliquant sur le lien - Demander des informations par mail - présent sur chaque fiche Hôtel et chaque fiche Chambre. |
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| 3.4. Actions disponibles pour un HOTEL |
| Action | Explication |
| Modifier | Visualiser et modifier l'HOTEL. |
| Photos | Ajouter, supprimer des photos, modifier le titres des photos. |
| Gérer les Chambres | Visualiser, créer et modifier la liste des Chambres de l'HOTEL. |
| Clients | Visualiser et imprimer les informations des Clients. |
| Réservations | Visualiser et traiter les demandes de réservations pour l'HOTEL. |
| Disponibilités | Visualiser les disponibilités de l'HOTEL pour une période donnée et possibilité de saisir une réservation pour cette période. |
| Inégrer à votre site | Possibilité d'intégrer le module de réservation Resae à votre propre site internet. La technologie utilisée est la technologie iframe. |
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4. CREATION D'UNE CHAMBRE |
| 4.1. Objectif |
Cette opération consiste à saisir la description et les caractéristiques de la CHAMBRE, ainsi que les différents paramètres de traitement des demandes de réservation. |
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| 4.2. Accès |
Cette fonctionnalité est accessible dans l'espace personnel de l'Administrateur en cliquant sur - Liste des Hôtels - dans le menu - Hôtels -, puis - Créer une CHAMBRE - dans le tableau de l'HOTEL concerné. Le système propose alors de saisir le type de Chambre (Exemple: Chambre, Suite, Bungalow...) pour pouvoir l'initialiser. |
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| 4.3. Données |
| Zone de saisie | Explication |
| Actif | Cette petite case à cocher discrète est très importante car elle permet à l'Administrateur de la CHAMBRE de désactiver cette CHAMBRE du service Resae. En décochant cette case, la CHAMBRE est invisible sur Resae pour les internautes mais reste administrable par l'Administrateur. |
| Nom | Le nom est obligatoire et permet d'identifier facilement la CHAMBRE. |
| Nombre | Cette donnée correspond au nombre de CHAMBRES de même type pour l'HOTEL. Cette donnée est obligatoire. Elle est utilisée pour initialiser le nombre de CHAMBRES proposées à la réservation lors de la saisie des disponibilités et des tarifs. |
| Tarif | Cette donnée est utilisée comme valeur par défaut lors de la saisie des disponibilités et des tarifs. |
| Durée minimum de réservation | Cette donnée est obligatoire. Elle permet de guider l'internaute lors de sa demande de réservation en lui envoyant un message d'alerte si la durée qu'il saisit dans sa demande est inférieure à la Durée minimum de réservation définie pour la CHAMBRE. S'il saisit une durée inférieure à la durée minimum de réservation, sa demande sera envoyée à l'Administrateur de l'HOTEL mais ne sera pas validée. Seul l'Administrateur après avoir évalué la demande pourra ou non la valider. |
| Durée maximum de réservation | Cette donnée est optionnelle. Elle permet de guider l'internaute lors de sa demande de réservation en lui envoyant un message d'alerte si la durée qu'il saisit dans sa demande est supérieure à la Durée maximum de réservation définie pour la CHAMBRE. S'il saisit une durée supérieure à la durée maximum de réservation, sa demande sera envoyée à l'Administrateur de l'HOTEL mais ne sera pas validée. Seul l'Administrateur après avoir évalué la demande pourra ou non la valider. |
| Caractéristiques | La saisie des caractéristiques se compose de 3 zones. La première permet de définir une quantité (optionnelle), la seconde permet de définir la caractéristique et la troisième permet de saisir un commentaire pour détailler si besoin la caractéristique. |
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| 4.4. Actions disponibles pour une CHAMBRE |
| Action | Explication |
| Modifier | Visualiser et modifier la CHAMBRE. |
| Supprimer | Supprimer la CHAMBRE, ainsi que les réservations et toutes les données liées à la CHAMBRE. |
| Dupliquer | Dupliquer la CHAMBRE en précisant si les disponibilités doivent également être dupliquées. |
| Photos | Ajouter, supprimer des photos, modifier le titres des photos. |
| Disponibilités | Définir les périodes de disponibilité de la CHAMBRE. |
| Tarifs | Définir les tarifs de la CHAMBRE. |
| Réservations | Visualiser et traiter les demandes de réservations pour la CHAMBRE. |
| Inégrer à votre site | Possibilité d'intégrer le module de réservation Resae à votre propre site internet. La technologie utilisée est la technologie iframe. |
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5. GESTION DES PHOTOS |
| 5.1. Objectif |
L'objectif cette opération est d'envoyer sur le Service Resae des photos pour présenter votre HOTEL et vos CHAMBRES. |
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| 5.2. Accès |
Pour les HOTELS, cette action est accessible dans l'espace personnel de l'Administrateur en cliquant sur - Liste des Hôtels - dans le menu - Hôtels -, puis - Photos - dans le tableau de l'Hôtel concerné. Pour les CHAMBRES, cette action est accessible en cliquant sur - Voir les CHAMBRES - dans le tableau de l'Hôtel concerné, puis sur - Photos - dans le tableau de la CHAMBRE concernée. |
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| 5.3. Utilisation |
L'Administrateur doit sélectionner le fichier image (gif ou jpeg) située sur son ordinateur en cliquant sur - Parcourir -, puis saisir un nom (optionnel) pour cette image et enfin cliquer sur - Ajouter - pour transférer l'image sur Resae.com. |
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6. GESTION DES DISPONIBILITES ET DES TARIFS |
| 6.1. Objectif |
L'objectif de la gestion des disponibilités et des tarifs est de définir par période le nombre de CHAMBRES proposées à la réservation, ainsi que les tarifs appliqués pendant ces périodes. |
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| 6.2. Accès |
Cette fonctionnalité est accessible dans l'espace personnel de l'Administrateur en cliquant sur - Liste des Hôtels - dans le menu - Hôtels -, puis - Voir les CHAMBRES - dans le tableau de l'HOTEL concerné, puis sur - Disponibilités - ou - tarifs - dans le tableau de la CHAMBRE concernée. |
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| 6.3. Données et utilisation |
L'Administrateur définit par période le nombre de CHAMBRES proposées à la réservation, ainsi que les tarifs applicables pendant cette période. Si l'Administrateur ne saisit pas de date de fin, le nombre et le tarif saisis s'appliqueront à partir de la date de début sans limitation dans le temps. Remarque: le nombre et le tarif sont initialisés par les données saisies sur la fiche de la CHAMBRE concernée. Tant que pour une période donnée, le nombre de demandes de réservation est inférieur au nombre de CHAMBRES proposées à la réservation, le planning reste vert et les internautes peuvent effectuer des demandes de réservation. Dès que pour une période donnée, le nombre de demandes de réservation atteint le nombre défini dans cette zone, le planning devient rouge pour la période et les internautes ne peuvent plus effectuer de nouvelle demande de réservation. La date de début est inclue, la date de fin est exclue. |
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